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La facture électronique : 5 points à retenir pour s’y préparer

La dématérialisation des factures est une solution simple pour réduire les coûts et améliorer l’efficacité opérationnelle des entreprises. Il faut savoir que dès sa mise en œuvre le 1er janvier 2020 la facturation électronique se généralise au sein des échanges interentreprises. D’ailleurs malgré la crise sanitaire, les évolutions concernant ce document numérique n’ont pas été amoindries même si cette période fût particulièrement difficile pour les entreprises. Pour comprendre l’importance de cette réforme, voici 5 points à savoir sur la facture électronique afin de s’y préparer dès maintenant.

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Elle est définie comme une facture ayant été émise, transmise et reçue dans un format électronique structuré, ce qui permet son traitement automatique et électronique. Comme la facture papier classique, elle doit contenir toutes les mentions légales obligatoires requises. D’après la réforme et l’ordonnance de n° 2021-1190 du 15/09/2021, la facture électronique n’est pas une simple facture PDF et possède 3 formats socles : UBL, CII et Factur-X.

Il faut savoir que seuls ces trois formats de factures électroniques seront acceptés par le futur Portail Public de Facturation pour des raisons d’opérabilité. Dans le cas où d’autres formats (Galia, EDIFACT, EANCOM…) ont été utilisés par les entreprises, elles pourront contacter des plateformes tierces pour les transférer vers le Portail Public de Facturation.

Qui est concerné par la facture électronique ?

En France, toutes les entreprises sont concernées par la facture électronique et doivent se préparer à la réforme. Concernant les obligations de celles assujetties à la TVA, il y a :

  • L’obligation de facturation électronique (e-invoicing) que les entreprises devront recevoir, transmettre et émettre des factures électroniques dans leurs transactions entre assujetties.
  • L’obligation de transmission de données de facture (e-reporting) qui s’applique à toutes les opérations commerciales n’étant pas concernées par l’e-invoicing. Le but est de transmettre à l’administration fiscale les données de transaction B2B international, B2C ainsi que les données relatives au paiement de prestations de services.

Pour ce qui est des obligations des entreprises non assujetties à la TVA et établies en France, elles n’auront pas l’obligation d’émettre des factures électroniques. Toutefois, elles devront s’attendre à en recevoir de la part de leurs fournisseurs.

Quelles sont les raisons de cette réforme ?

Pour rappel, les factures électroniques furent généralisées dès 2020. Elles ont 4 objectifs principaux à savoir :

  • simplifier la vie des entreprises ;
  • faciliter les déclarations de TVA ;
  • connaître en temps réel l’activité des entreprises ;
  • lutter contre la fraude à la TVA.

À quel moment la facture électronique sera-t-elle obligatoire ?

Dès le 1er juillet 2024, toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir des factures électroniques. Pour ce qui est des obligations d’e-invoicing et d’e-reporting, le calendrier sera progressif à compter du :

  • 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises ;
  • 1er janvier 2025 pour les entreprises de taille intermédiaire ;
  • 1er janvier 2026 pour les microentreprises ainsi que les petites et moyennes entreprises.

Que deviendront les factures en papier et PDF ?

Même si les factures électroniques sont amenées à évoluer et se développer, les factures papier et PDF ne vont pas disparaître pour autant. Cela est dû au caractère progressif du calendrier de la réforme et son périmètre. Il faut savoir qu’émettre ces factures sera toujours la norme pour de nombreuses entreprises jusqu’en 2026. Comme mentionnées précédemment, seules les grandes organisations auront l’obligation d’émettre des factures électroniques à partir du 1er juillet 2024. Cela signifie que les autres entreprises pourront continuer à émettre des factures en papier et PDF.

De plus, l’obligation de facturation électronique proposera des exceptions au-delà de 2026. Ainsi, certaines factures pourront toujours être reçues au format papier et PDF, ce qui est particulièrement vrai pour les factures internationales. Quant aux entreprises implantées à l’international, elles devront être vigilantes sur ce point et être en mesure de gérer tout type de facture selon son format même après 2026.

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