Les outils collaboratifs sont des outils technologiques permettant aux équipes d’une même entreprise de mieux communiquer sur divers projets. Ils sont réellement indispensables pour que plusieurs collaborateurs puissent travailler en toute efficacité sur une même tâche; ou un projet sans perdre de temps. Ces dispositifs de travail collaboratif proposent diverses informations exploitables et mises à jour régulièrement. Ce qui permet à toute l’équipe d’avoir un aperçu global de l’avancée de la tâche ou du projet en question.
Une accessibilité infinie et une sécurité accrue des documents d’entreprise
La plupart des documents ou données d’entreprise sont délicats. Ils doivent être accessibles en permanence et être à la fois sécurisés ainsi que bien sauvegardés. Or, il se pourrait que des incidents surviennent : perte ou vol. Ces désagréments peuvent se présenter de façon inopinée; même au moment de réaliser une présentation pour conclure une affaire avec des clients importants.
Pour éviter ces fâcheux inconvénients, notamment la perte d’une collaboration rentable; il vaut mieux opter pour le stockage automatique des données d’un projet quelconque dans le Cloud. C’est la meilleure solution qui soit pour sauvegarder les documents des collaborateurs en toute sécurité; et facilement accessibles à tout moment. puis, via n’importe quel support; et par l’intermédiaire d’un compte Office 365 par exemple. À partir du Cloud, la plateforme collaborative sera mise à jour régulièrement. Les collaborateurs profiteront également de nouvelles fonctionnalités.
Encore, cette solution évite aux hackers de s’introduire dans le système; et prendre éventuellement en otage les données de l’entreprise souvent en échange d’une somme d’argent colossale. Un outil collaboratif est souvent doté d’un contrôle des accès; ou un système de connexion biométrique. Il y a même certains outils comme Office 365 qui; grâce à l’ intelligence artificielle; est en mesure de détecter les menaces ou assurer l’échange d’emails ou fichiers cryptés.
Améliorer la productivité et optimiser la prise de décision
C’est clair, utiliser des outils collaboratifs aide les collaborateurs à être plus autonomes. Ils seront tenus à prendre davantage d’initiatives. Ils incitent réellement à la mise en place d’une culture de collaboration. Cela les encourage à aller au-delà de leur effort habituel afin de se surpasser; et à être plus créatifs. La motivation générée par cette pratique occasionne particulièrement une créativité et une productivité inattendue. Autant encourager l’usage des outils collaboratifs pour obtenir d’excellents résultats.
Encore, opter pour ce mode de travail accélère le déroulement d’un projet. Ce qui représente un gain de temps conséquent pour l’entreprise entière. Cela se fait surtout à partir d’échange d’informations en temps réels des membres de l’équipe chargés du projet. Sans se déplacer, ils peuvent consulter et modifier les documents à tout moment et n’importe où. Plus les idées apparaissent, plus il est possible de prendre des décisions facilement. Il faut dire que ces outils en question sont bien intuitifs, fluides et flexibles. Ils répondent sans aucun doute aux besoins des collaborateurs.
Quelques exemples d’outils collaboratifs sur le marché
Le marché propose un large choix d’outils collaboratifs. Chacun dispose de leurs caractéristiques propres. Cependant, ils permettent de révolutionner grandement le travail en équipe au sein des sociétés.
- Intranet social et collaboratif : il permet aux collaborateurs de partager des informations et de communiquer en interne en temps réel. Il est considéré comme un outil de fidélisation efficace pour les salariés.
- La Suite collaborative Cloud : Pour une meilleure gestion de projet, bon nombre d’entreprises se tournent vers la suite collaborative Cloud : Microsoft 365 et Google Workspace. Ils sont dotés d’un espace personnel, mais aussi une suite d’outils performants pour la collaboration d’équipe. Ils permettent de partager des documents, de discuter…
- Drive : si chaque membre d’une équipe peut accéder à Internet, ils peuvent partager des fichiers avec plusieurs collaborateurs en même temps à travers l’outil collaboratif de Google. Les documents seront protégés grâce à une connexion sécurisée.
